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[日常事务] 2017-2018年度Fresh Campus 制度规范——邀请与接待制度

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发表于 2017-11-12 10:19 | 显示全部楼层 |阅读模式
邀请与接待制度

1.  邀请嘉宾类型和相应活动的嘉宾
邀请的嘉宾有三类:协会指导老师、协会老人家(校内前当家和已经毕业的老人家)、外部组织(外高校环保社团,外部环保组织,校内社团,社联)
注:一般只有协会层面的活动才需要邀请嘉宾
会员大会:需要邀请指导老师、社联、协会的老人家、外部环保组织
换届大会:需要邀请指导老师、社联、协会的老人家、外部环保组织
周年晚会:协会老人家和外部组织
协会的宣讲会:协会老人家和外部组织
其他:老人家和外部相关组织等等


2.    申请方式
活动负责人需至少在活动举办的两周前,填写【XXX活动邀请函申请】(详见附件)至协会邮箱负责人(艾萧)的个人邮箱中,并私聊告知负责人,之后负责人进行审核。负责人将在12小时之内查看申请并对邀请正文中不规范的表达提出修改意见;达成一致意见后,由FC负责把文档版做成正式邀请函。
若负责人无回应,请私聊FC 阿薯


3.     邀请流程

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1)      文案审核:活动负责人需至少在活动举办的两周前,填写【XXX活动邀请函申请】(详见附件)至协会邮箱负责人(艾萧)的个人邮箱中,并私聊告知负责人之后负责人进行审核。
若负责人无回应,请私聊FC 阿薯
注:申请内容包括:活动名称邀请对象邀请正文(包括具体时间、地点)活动流程活动联系人姓名自然名及电话报名表链接及二维码(参加人数)报名截止时间,并说明是否需要FC的人进行接待,若有其他要求请备注说明。

2)     沟通确认:负责人将在12小时之内查看申请并对邀请正文中不规范的表达提出修改意见;达成一致意见后,由FC负责把文档版做成正式邀请函。
3)     邮件发送:FC会在活动开始前5-12天发送邮件到相应嘉宾的邮箱,具体时间可与邮箱负责人商榷。

4)     反馈情况:FC会在报名截止后24小时之内统计报名情况,反馈给活动负责人,并告知嘉宾的联系方式。

4.     邀请函基本要求
1)     文本内容健康,切忌反人类、反社会、反环保。
2)      邀请正文必须包含的信息有:邀请嘉宾的称呼、活动名称、活动具体地点、活动具体时间。
3)      可参照模板来写,也可自由发挥,但内容必须包含上述信息,表达要通顺,语气以正式为宜。建议根据具体活动的主题及特色来撰写邀请正文,建议发给不同对象用不同的邀请正文。
4)      杜绝错别字、协会常识性错误。

5)      通常字数在80—140字,简洁明了,避免歧义。

模板:
亲爱的XXX:
衷心感谢您对(本)协会长久不变的关注。___________(活动名称)谨定于X年X月X日(星期X)____(时间段)__:__至__:__于华南理工大学(X校区)_______(具体地点)举办。届时恭候您的到来。
此致
华南理工大学Fresh环保协会
XX年XX月XX日

示例(十七周年庆):
亲爱的老人家们:
又逢一年生日时,又到一年毕业季,凤凰花开,生日趴至,Fresh十七周年庆谨定于2016年6月4日星期六晚上19:00-21:30于华南理工大学(大学城校区)A4-204(空中教室)举办。欢迎您回家共同见证Fresh第十七年的成长,与小孩话话家常,欢聚一堂,共庆Fresh十七岁的青春。
此致
华南理工大学Fresh环保协会


5.    邮箱负责人
艾萧  个人邮箱:956659647@qq.com     电话:17817359097
微信:956659647                   QQ:956659647
阿薯  个人邮箱:625858495@qq.com     电话:13798829272
微信:13798829272                QQ: 625858495



Fresh Campus制度规范(2017年11月).doc (405.5 KB, 下载次数: 29)
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